SK고용디딤돌 - 문서 작성 능력

 

SK고용디딤돌의 직무교육을 받았던,

'문서 작성 능력' 에 대해서 내용을 정리해서 공유하려고 합니당.

 

회사의 업무 중 문서작업을 뺀다면 저의 일은 70%는 줄어들거에요.. :(

그만큼 많은 비중을 차지하고 중요한 문서 작성이기에 내용을 정리하게 됬습니다.

 

 

 

문서 작성 능력에는

WHY, WHOM, WHAT, HOW(1), HOW(2) 가 있다.

 

 

왜 이문서를 작성하는 걸까? - WHY

누구를 위해 작성해야 할까? - WHOM

무엇을 보여줄까? - WHAT

어떻게 보여줄까? - HOW

 

 

일을 할 때 목적과 목표는 중요하다.

일을 시킨사람이 왜 지금, 왜 나에게, 이걸 왜 시킬까? 라는 생각을 해봐야한다.

어떻게 작성을 할 것인지, 어떤 기대를 갖고 있는지, 어떤 방향을 향하고 있는지는 중요하다.

 

 

 

1. WHOM

 

WHOM에 대한 발표할 때 이런 정보가 수집되어야 하지 않을까?

이런 정보가 추가되어야하지 않을까? 라는 관점을 갖고 발표 해야한다.

WHOM의 대한건 기획 뿐만아니라 모든것의 처음의 관점이다.

 

취업준비할 때도 나의 관점이 아니라 회사의 관점에서 생각할 때 처럼

상대방의 관점을 생각하면서 문서작업을 해야한다.

 

 

이걸 누가볼까?

그는 무엇이 궁금할까?

그는 무엇을 얻게 될까?

그는 무엇을 잃게 될까?

다른사람이 나를 보는 관점은 어떨까?

 

 

이것들을 한번 생각해보면서 문서 작업을 해야한다.

 

 

인간관계나 고객분석에서는 대상에 대한 포지션이 있다.

흥미나 관심, 영향력이 있다면,

EX) 재미는 있지만 나에게 도움이 되지 않는 사람.

EX) 재미는 없지만 나에게 도움이 되는 사람 등.

WHOM에 있어서 이것이 중요하다.

 

모든것에는 연결고리가 있다.

 

 

 

2. WHAT

 

① 문제의 인식 및 정의

② 해결방안의 탐색

③ 해결방안의 선발

 

해결방안이 한가지가 아니라 여러개가 있을텐데,

1번 부터 3번 까지 인력대비 비용대비 시간대비 등 얼마만큼 이득을 보는지 통하여 선발한다.

 

가장 기억할 것은,

상세 실행 방안 수립 그리고 스토리라인 이다.

 

이야기의 흐름을 놓지 말아라.

Key Message는 간결하면서도 본문의 내용을 충분하게 담도록 쓰자.

간략하게 요약해서 넣는 것이 중요하다.

ppt를 만들기 전에 보드를 통해서 막 만들거나, 포스트잇으로, 텍스트로 적어본다음에 하는것이 대표적인 방법이다.

 

 

 

3. 우리가 문서를 만들겠다면 제일 먼저 해야할 것.

 

① 독자가 알고 싶어하는 내용, 듣고 싶어 하는 내용

    즉, 독자가 수긍할 수 있는 내용

 

② 독자가 읽기 쉽게, 읽고 싶게

    즉, 독자가 편하게 읽는 형식

 

→ 도괄식, 도식화, 가독성

→ 두가지가 믹싱이 되어야 한다.

 

문제의 원인에 대한, 효과에 대한 것이 자연스럽게 연결되어야 문서 작업을 더 잘 할 수있다.

 

 

 

4. WHAT 

 

예시) 안드로이드 모바일 게임을 만든다는 가정하에, 프로젝트를 작성했다.

 

문제를 3가지 정도 지정을 해본다.

업무 진행 중 문제점 발견, 현 상태를 문제점으로 인식해야 하는 이유를 따져서 작성한다.

 

 

이유를 찾아본다. (원인)

현재 현황을 파악하고, 데이터 분석을 통한 문제점 도출, 문제점 발생 원인 분석을 한다.

 

해결방안을 찾아본다.

문제점에 대한 방향 및 구체적 대안 설정,

대안으로 얻게 되는 기대효과를 알아본다.

 

기대효과를 써본다.

 

* Tip

정보를 제공할 때는 하나하나 다 패킹해서 보내는 것이 아니라,

핵심 정보에 대한걸 요약해서 핵심 정보 들을 명확하게 전달해야 하는 것이 핵심이다.

 

 

* Tip

항상 취업준비는 해야한다.

예를들어 자기소개서에서 장애물이나 난관에 부딪혔던 경험에

이를 극복하기 위해 귀하가 기울인 노력과 결과에 대하여 기술하시오.

 

처음부터 글을 쓰는 것이 아니라, 도식화를 먼저해보자.

문제점과 상황 소감. 그리고 장애물. 대처, 대응 결과를 그림으로 도식화하고 그옆에 글로 설명을 쓴다.

 

그래야 더 많은 글이 나오고 더 많은 생각을 하게 된다고 한다.

 

 

 

 

추가로, PPT 문서 작업 방법에 대해서 알려주신 내용을 공유합니당.

 

PPT 문서 작업 방법

 

조직설명도를 그릴 때 에는 스마트아트를 쓰지 말것.

대부분 사람들이 스마트 아트를 쓰는데,  쓰기에는 편하나 제 3자가 불편하고 수정하기 어렵다.

 

가급적이면 표는 눈으로 보이게 복잡하거나 회사한것 보다는 최대한 뺄 것 들은 빼고 간단하게 하기

복사가 됬을 때 가급적이면 눈에 보이도록 하는게 좋다.

흑백으로 깔끔하는게 제일 좋다.

옆트임을 이용해서 덜 답답하게 해준다.

 

안내선을 사용하자.

내용을 넣을 부분을 정해놓고 분리를 해놓아야

다른 팀원들이 보더라도 작성을 하기가 쉽다.

 

슬라이드 마스터를 이용하면 좋다.

내가 그림이나 글을 지우지 못하게 한다.

 

* 폰트 3.3.3 종류

1. 폰트의 종류

3가지로 구분하여 사용한다.

제목 폰트, 본문 폰트, 강조 폰트 등

보고서용 ppt는 1-2 종류의 폰트로도 충분하다.

시스템 폰트를 사용해야 모든 컴퓨터에서 서제가 깨지지 않는다.

 

2. 폰트의 크기

제목/내용/강조 내용 등 반복되어 사용되는 경우는 폰트 크기를

3단계로 구분되어 미리 설정한다.

발표용 ppt라면 최소 12pt 이상

문서용 ppt라면 최소 8pt 이상

 

 

* Tip

서술식을 개조식으로 바꾸기.

서술식으로 작성후에 개조식으로 바꾸는데, 개조식에서 다시 도식화하는 습관을 들이는걸 추천한다.

이유의 즉슨, 사람의 머리를 너무 믿지말라는 것이다.

 

 

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문서 작성은 항상 어렵고 까다로운 것 같아요.

직장인이 항상 고민해야할 과제가 아닌가 생각합니다.

정리한것들을 자주 보며 문서 작성할 때 쓰고 있는데, 생각을 많이 하게 되서 노력을 많이 한다고 칭찬을 듣게 되어서 기분이 좋네용 :)

 

사회초년생, 취준생, 인턴 분들에게도 도움이 되는 정보였으면 좋겠습니당.

 

다음에는 더 좋은 정보로 찾아오겠슴당 !

저는이만 !